اجتمع رئيس الجامعة أ.د / أحمد بيومي شهاب الدين الاثنين الموافق 12/1/2009 بالسادة النواب في حضور رؤساء اللجان الرئيسية والفرعية وعمداء الكليات ومديري المراكز المختلفة بالجامعة و ذلك بقاعة المؤتمرات بمستشفى الأطفال الجامعي لمناقشة استعدادات الجامعة للأسبوع.

افتتح رئيس الجامعة كلمته بضرورة العمل الجماعي لإنجاح الأسبوع حيث تم إضافة لجنتي التسويق والكنترول الإلكتروني إلى بقية لجان الأسبوع كما أوصى بإنشاء مادة أرشيفية الكترونية عن الأسابيع السابقة إلى جانب نبذة عن الجامعات المشاركة في الأسبوع سواء كانت جامعات خاصة أو حكومية أو معاهد عليا ,ودعا سيادته أبنائه طلاب الجامعة بتكثيف الحضور أثناء الأسبوع سواء المشاركين وغير المشاركين في فعاليات الأسبوع.

صرح أ.د /محمد سويلم رئيس لجنة الإسكان والإعاشة أن الكرنفال الخاص بالأسبوع سيبدأ يوم الجمعة الموافق 6 /2 /2009عقب صلاة الجمعة بأشراف د/هلالي الشربينى, وسوف تقدم كافة خدمات التغذية للطلاب والمشرفين بالمطعم المركزي أما بالنسبة للسادة الصحفيين وأعضاء اللجان ورؤساء الوفود فى مجمع الخدمات.وأضاف سيادته بأن الأسبوع سيشهد مشاركة 20 وفد و أول مشاركة لأكاديمية الشرطة.

تحدثت أ/د فرحة الشناوي رئيس لجنة العلاقات العامة واللجنة الطبية أنة تم عقد دورات إسعافات أولية لجميع الأطباء المشاركين بالأسبوع,وتم دعم مستشفى الطلبة الجامعي لاستقبال الحالات , وكذلك الربط اللاسلكي بين عربات الإسعاف الموجودة سواء داخل المدن الجامعية أو بين الكليات والإدارة الطبية إما بالنسبة لمهام لجنة العلاقات العامة فستقوم اللجنة بالاستقبال الجيد للضيوف وتحديد خط السير لهذه الوفود ,والظهور اللائق في حفل الافتتاح .

أكد أ.د/ محمد حامد الشابوى بأنة تم تذويد المركز الإعلامي بأجهزة كمبيوتر وفاكس و data show. بحيث يعد المركز الاعلامى لتأدية دوره وتم تزويد كابل من المركز الإعلامي بمركز التقنية لتسهيل اطلاع الطلاب على كافة الأنشطة ,

وسوف تصدر نشرة صحفية عن الأسبوع خلال 48 ساعة وتضم أنشطة الجامعة خلال الفترة الأخيرة وأثناء الأسبوع, وبعد انتهاء السادة النواب من إعلان استعداداتهم للأسبوع , حدد رئيس الجامعة نصف ساعة فى نهاية الاجتماع لتساؤلات و مقترحات السادة الحضور .

قام مركز تقنية الاتصالات والمعلومات بالاجتماع مع مسئولي قواعد بيانات الجامعات المصرية المشاركة بالأسبوع وذلك في 11 يناير 2009، حيث قام الدكتور منير عبد الرزاق مدير المركز بشرح طريقة إدخال بيانات المشاركين من خلال البوابة الالكترونية الخاصة بالأسبوع وذلك من خلال اسم دخول وكلمة مرور خاصة بكل عضو يقوم من خلالها بإدخال بيانات المشاركين وإجراء عملية تسكينهم بالجامعة إلكترونياً، وذلك بناءاً على قرار أ.د رئيس جامعة المنصورة بإدارة أسبوع شباب الجامعات التاسع إلكترونياً وذلك من خلال مركز تقنية الاتصالات والمعلومات.

ويأتي الهدف من إدخال تلك البيانات سهولة التعرف على طلاب الجامعات المشاركين في الأسبوع وإجراء عملية البحث عنهم بسهولة، كما أنه سوف يتم توفير هذه البيانات من خلال قاعدة بيانات خاصة بذلك على البوابة الالكترونية للأسبوع على صفحة الجامعة والتي تحتوي على بيانات المشاركين وإدارة أعمال اللجان المنظمة لنشاط الأسبوع وجداول الأنشطة المختلفة، كما توفر البوابة الصور الفوتوغرافية وأفلام الفيديو الخاصة بهذه الفعاليات والأنشطة للسادة الإعلاميين والصحفيين المهتمين بتغطية فعاليات الأسبوع.